Qu'est ce que le télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical est une solution de plus en plus adoptée par les professionnels de santé pour optimiser la gestion de leur activité. En substance, il s'agit de la délégation à distance de toutes les tâches administratives et d'accueil téléphonique qui ne nécessitent pas une présence physique au cabinet.

Comment ça fonctionne ?

Plutôt qu'une secrétaire présente dans votre cabinet, une équipe de télésecrétaires médicales, basée dans un centre de gestion ou travaillant depuis leur domicile, prend en charge les appels et les tâches administratives. Elles sont généralement formées aux spécificités du milieu médical, au respect du secret professionnel, et utilisent les mêmes outils que si elles étaient sur place (logiciels d'agenda partagés, etc.).

Quels services sont proposés ?

Les services d'un télésecrétariat médical sont variés et peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque professionnel :

• Gestion des appels téléphoniques : C'est le cœur du service. Les télésecrétaires répondent aux appels au nom de votre cabinet, filtrent les urgences, transmettent les messages, et orientent les patients.

• Prise de rendez-vous : Elles gèrent votre agenda en temps réel, que ce soit via des plateformes en ligne (Doctolib, Maiia, Mondocteur, etc.) ou des outils dédiés. Elles peuvent fixer, modifier ou annuler des rendez-vous.

• Gestion des messages : Elles prennent des notes détaillées des conversations et vous les transmettent par email ou SMS.

• Information des patients : Elles répondent aux questions courantes (horaires, documents à apporter, localisation du cabinet, etc.).

• Tâches administratives légères : Certains services peuvent inclure la frappe de comptes rendus, la gestion de mails, ou des rappels de rendez-vous.

À qui s'adresse le télésecrétariat médical ?

Cette solution est pertinente pour un large éventail de professionnels de santé :

• Médecins généralistes et spécialistes

• Paramédicaux (infirmiers, kinésithérapeutes, ostéopathes, podologues, orthophonistes, psychologues, etc.)

• Cabinets médicaux (individuels ou de groupe)

• Centres de santé

Quels sont les avantages pour les professionnels de santé ?

Faire appel à un télésecrétariat médical offre de nombreux bénéfices :

• Gain de temps : Vous vous déchargez des tâches administratives chronophages pour vous concentrer sur votre cœur de métier : la consultation et le soin de vos patients.

• Disponibilité accrue : Vos lignes téléphoniques sont toujours prises en charge, même en votre absence, évitant ainsi les appels manqués et les patients frustrés.

• Professionnalisme : Vos patients bénéficient d'un accueil téléphonique de qualité, personnalisé et empathique, qui renforce l'image de votre cabinet.

• Flexibilité et adaptabilité : Le service s'adapte à vos besoins (gestion des pics d'activité, des congés, des absences, des heures creuses) sans les contraintes d'une embauche.

• Réduction des coûts : Vous évitez les charges sociales, les équipements et les coûts liés à l'embauche d'une secrétaire en interne. Vous ne payez que le service utilisé.

• Confidentialité et sécurité : Les télésecrétaires sont soumises au secret médical et respectent les réglementations comme le RGPD.

En somme, le télésecrétariat médical est une externalisation intelligente de la gestion administrative qui permet aux professionnels de santé de gagner en efficacité, en sérénité et d'améliorer la satisfaction de leur patientèle.